Cykling Odense skifter administrativt system. Vi går den 01.10.2012 over til administrationsprogrammet Conventus. Det har betydning for alle i foreningen, og ikke mindst for dig som medlem.

 

Hvorfor Conventus?

Odense kommune har i lighed med nogle andre kommuner indgået en samarbejdsaftale med Conventus. Det betyder, at vi får programmet stillet til rådighed det første år. Det er ikke derfor vi har valgt Conventus, men fordi vi også kommer på kurser, får hjælp til opstart, kan komme i ConventusVærkstedet og få support og meget mere. Herudover indgår vi en aftale med Nets om benyttelse af dankort til online betaling, så alle betalinger foregår via vores hjemmeside. I Odense Kommune er der lige nu over 100 foreningerne som har valgt denne løsning. Erfaringerne derfra er rigtig positive.

 

Hvad er Conventus?

Conventus er let og godt administrationsværktøj til frivillige foreninger. Programmet sikrer bl.a. nem kommunikation mellem en forening/klub ledere og medlemmer. Programmet indeholder følgende værktøjer:

 

  • Online betaling
  • Nem kommunikation med udvalg og hold via bl.a. e-mail, sms eller skype
  • Regnskabssystem
  • Fælles aktivitets- og mødekalender med dagsorden og referater m.v. alt online
  • Fælles videns database
  • Bookingsystem med online booking
  • Med mere …

 

Hvad betyder det for dig som medlem?

  • Du skal første gang selv tilmelde dig med alle dine oplysninger via hjemmesiden
  • Betaling af f.eks. kontingent, arrangementer, ture, tøj sker via hjemmesiden. Det er f.eks. også fremover muligt at modtage tilmeldinger til Cykling med Avisen og køre online betaling herfor. Betaling kan også ske på klubaftenerne, men husk dit dankort, så viser vi dig, hvordan du gør!
  • Tilbagebetaling af indbetalinger ved aflysning foregår direkte til dit dankort igen.
  • Aflysning eller ændringer af aftaler sker via e-mail eller sms
  • Mødeindkaldelser og referater ligger online
  • Den fælles kalender er linket sammen med hjemmesiden
  • Booking foregår via hjemmesiden
  • Automatisk bogføring af indbetalingerne
  • Bestyrelsen og ikke blot kassereren og andre interessenter kan følge udviklingen i regnskabet.
  • Det kan blive lettere at rekruttere ledere til foreningen.

 

Vi glæder os meget til at komme i gang, så vi kan give vores kasserer mere fritid!

 

Vi håber, at du som medlem også vil opleve en administrativ lettelse, da tilmelding og betaling foregår samtidigt.

 

Vil du vide mere om Conventus kan du se det her på henholdsvis Conventus´s og Odense Kommunes hjemmeside:

 

www.conventus.dk

www.odense.dk/conventus

 

 

 

Venlig hilsen

Torben Thomsen

/kasserer